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Werden tatsächlich Einsparpotenziale aus Zeitgründen übersehen?

Viele Mitarbeiter im Einkauf und in den Fachabteilungen sind mit dem Tagesgeschäft bereits an ihren Kapazitätsgrenzen angelangt. Es kommt immer öfter und nicht nur in Urlaubszeiten vor, dass die Vielzahl der operativen Prozesse an manchen Tagen überhand nehmen. Es ist ja was Positives wenn das „Geschäft“ floriert, aber andererseits ist es auch wiederum schlecht für das Unternehmen. Es verliert Geld, weil Zeit für das „wichtige“ im Einkauf fehlt.

Die Mitarbeiter werden zu sehr von genau genommen einkaufshemmenden bürokratischen und alltäglichen „kleinen“ Tätigkeiten in Anspruch genommen. Das Unternehmen ist eben so strukturiert hört man dann; man kennt die Abläufe und lebt schon lange Recht gut damit. Und man sieht witzigerweise auch aus Zeitgründen, keinen Ansatz sich unbedingt mit diesem Thema beschäftigen zu müssen. Denn wie bereits erwähnt, das Geschäft blüht.

Genau genommen werden die unzähligen kleinen Schritte um Materialien wie C-Teile, Ersatzteile/MRO und indirekter Materialbedarf zu bestellen nur am Preis festgemacht. Wirtschaftlich sinnvolle Überlegungen, die in Richtung Automatisierung und Standardisierung gehen und in anderen Bereichen seit Jahrzehnten Einzug gehalten haben, kommen aus Zeitgründen nicht zum Zuge.

Statt nur den Kaufpreis und nur das Freigabeverfahren im Auge zu haben, wäre es doch deutlich sinnvoller auch über die verdeckten administrativen Kosten bei Nebenlieferanten, also über den Gesamtprozess einmal nachzudenken.

Einsparungen durch Prozessoptimierung zu generieren sind für einen erfahrenen Dienstleister kein Hexenwerk. Wird einmal die kundenspezifische Beschaffungsregel besprochen, wird der professionelle Dienstleister dauerhaft für eine optimale, flexible und kundenspezifische Bestellabwicklung sorgen und die Mitarbeiter haben endlich Zeit für das „wichtige“.

Bekannterweise sind Veränderungen nicht immer beliebt. Aber hier geht es um viel Zeit und Geld. Prozesskosteneinsparungen, kann man für neue Ideen „für mehr Umsatz“ einsetzen. Und warum sollten Unternehmen dies nicht nutzen.

Wie die Buchhaltung für das Gesamtunternehmen Kosten senken kann – Teil 1

Lieferanten

Lieferantenanzahl verringern

Nicht wirklich ein Geheimtipp, dennoch wichtig es sich vor Augen zu führen. Nicht die A-Lieferanten, die sowieso schon strategisch und gut organisiert geführt werden, sondern die Masse der B- und C-Teile-Lieferanten für das indirekte Material sind für rund 80% der Kreditorenprozesse verantwortlich. Hier sind die Prozesskosten in der Regel höher als der zu begleichende Rechnungswert. Viele C-Teile-Beschaffungen lassen sich von strategischen Dienstleistern mit Business Process Outsourcing effizient abdecken. Mit Hilfe dieser wird eine zusätzliche Ebene geschaffen die eine Standardisierung der Prozesse bietet und effektiv Kosten senkt.

Einheitliche Zahlungskonditionen

Es ist gar nicht so schwer vorzustellen. Rechnungen von C-Teilen oder indirekten Materialien haben viele verschiedene Zahlungskonditionen.

  • Kostenstellen eingetragen?
  • Alle relevanten Informationen auf der Rechnung?
  • Welche Geschäftsform?
  • Neue Bankverbindung?
  • Skonto?
  • 20 Tage?
  • 2%?

Die Liste könnte man ewig weiterführen. Nicht selten wird eine Rechnung mit einem Rechnungswert von wenigen Euro über 20 Minuten bearbeitet um die oben genannten (und viele mehr) Punkte zu prüfen.

Eine ordentliche Inhouse-Prüfung ist bei A-Artikeln unumgänglich, bei C-Teilen hingegen ist es sinnvoll mit standardisierten Prozesswegen und einheitlichen Zahlungskonditionen die Prozesskosten so gering wie möglich zu halten. D.h. entweder dafür sorgen dass

  1. C-Teile Rechnungen immer gleich aufgebaut sind oder
  2. die Menge an C-Teile Rechnungen einschränken.

Punkt 1 ist mit vielen C-Teil Lieferanten unmöglich umzusetzen, soviel steht fest.

Die Menge der C-Teile Rechnungen einzuschränken ist mit einer sinnvollen Lieferantenkonsolidierung machbar. BPO-Spezialisten liefern als verlängerter Arm des Einkaufs sämtliche indirekten Materialien und C-Teile. Zusammengefasst auf eine Rechnung mit zugeordneten Sachkonten und Kostenstellen liegen hier immense Prozessvorteile.

Im nächsten Teil betrachte ich die Prozessperpektive, im dritten Schritt die Controlling-Perspektive und die Steuerung mithilfe von Kennzahlen

Prozesse

  • Anzahl Zahlungsläufe minimieren
  • Den Weg der Bestellung nachverfolgen
  • Abteilungsübergreifend arbeiten

Controlling

  • Liquiditätspläne aufstellen
  • Reporting Tools einsetzen
  • Kennzahlenorientiert arbeiten

 

Outsourcing ohne Kontrollverlust

Gegenüber ihrem Kerngeschäft (ca. 20% Lieferantenanteil) sind Unternehmen bei ihren Nebenlieferanten (ca. 80% Lieferantenanteil) mit Intransparenz und ineffizienten Beschaffungsprozessen konfrontiert.

Der ständige Wachstum von Lieferantenvielfalt und dem Markt sowie die höchst unterschiedlichen Materialanforderungen der Fachbereiche führen zu manuellen Bestellungen und einer Flut von kleinen Eingangsrechnungen. Oftmals manuelle Prozesse, weil ERP-Systeme für die Abwicklung von Nebenlieferanten nicht gedacht und einfach zu teuer sind. Häufig bestellen verschiedene Abteilungen über unterschiedliche Wege auch aus Zeitgründen direkt und am Einkauf vorbei.

Die große Herausforderung lautet: Ressourcen sinnvoll einsetzen!

Natürlich ist es zu teuer den Einkauf bei jeder Kleinbestellung mit den üblichen Themen der Lieferantenpflege, -integration, -entwicklung, -förderung und -erziehung zu konfrontieren. Der Aufwand wäre unbezahlbar. Eine sinnvolle Nutzung der verfügbaren Ressourcen ist dies nicht.

Zuverlässig und kontrolliert!

Entscheidend für das Unternehmen ist, dass die jeweilige Fachabteilung einerseits zuverlässig schnell das Produkt erhält und andererseits der Einkauf ohne Kontrollverlust immer auf der sicheren Seite ist.

Die Lösung ist für einen erfahrenen externen Spezialisten einfach. Er nimmt die Bestellungen entgegen und berücksichtigt die Einkaufsvollmachten. Dadurch ist ein schneller, gesicherter und zuverlässiger Bestellprozess, welcher individuell auf das Unternehmen ausgelegt ist, für alle Besteller einheitlich standardisiert. Alle Oberbegriffe wie Preis, Qualität und Service sind definiert. Ein Servicepartner für die Beschaffungs- und Kreditorenabwicklung verschafft dem Einkauf sofort die volle Kontrolle. Damit sind Preis, Qualität, Transparenz gesichert und die Beschaffungskosten von der Bestellung bis zur monatlichen Sammelrechnung gedeckelt.

Was verursacht „schlechte“ Einkaufskonditionen bei ca. 80% der Bestellungen an Nebenlieferanten?

Der hohe Arbeitszeitanteil mit hemmenden Routinearbeiten (ca. 70%) verhindert die Zuwendung an gewinnbringende Tätigkeiten (30%) im Einkauf. Hemmende Routinetätigkeiten sind alle Arten von Schreibarbeiten, Stammdatenpflege, Bestellwesen, Terminverfolgung, etc.

Steht mehr Zeit für gewinnbringende Tätigkeiten im Einkauf zur Verfügung werden Materialkosten gesenkt, Markt-, Verbrauchs- und Preistransparenz genutzt, Lagerbestände optimiert, sowie die Beschaffungs- und Lieferantenkosten reduziert. Umlaufvorgänge und Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert. Bei 80% der Bestellungen verändern sich dann die Prozesskennzahlen fulminant.

Warum E-Procurement bei Nebenlieferanten seinen Zweck verfehlt

 

Alles Leben steht unter dem Paradox, dass wenn es beim alten bleiben soll, es nicht beim alten bleiben darf.

Franz von Baader (1765-1841), dt. kath. Theologe u. Philosoph

 

E-Procurement-Varianten für C-Teile gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Jeder Softwareanbieter und jeder Lieferant setzt auf sein Modell. Nimmt man die unternehmensspezifischen Produktbedarfe eines beschaffenden Unternehmens unter die Lupe, stellt man sehr schnell fest, dass mit den E-Procurement-Angeboten seiner Zulieferer nur Teillösungen bestehen und das eigene ERP-System für Neben- und Ergänzungslieferanten zu aufwendig, zu teuer ist.

Eine Sell-Side-Lösung ist ja schon praktisch – für absolut standardisierte Produkte. Sobald etwas Spezielles beschafft werden muss, ist die Sell-Side-Lösung raus. Eine zweite und dritte E-Procurement Lösung muss her um die nächsten Produkte auch schlank zu beziehen.

Marktplätze haben sicherlich auch ihre Berechtigung. Die mannigfaltige Lieferantenauswahl (30 Anbieter für Bleistifte mit Preisspannen von 0,30 €- 0,33 €) ist riesig, bildet die Kernherausforderung bei indirekten Materialien, die Prozesskosten reduzieren, aber nicht ab.

Ein Webshop für Büromaterial ist schon sinnvoll, schade nur dass hier eine Amazon-Bestellung wieder nicht geht, genauso wenig funktioniert die Bestellung eines Spezialteils. Das ist ja total ärgerlich, denn eigentlich ist die E-Procurement Lösung ja dafür da Prozesskosten abzubauen und nicht um neue Kosten aufzubauen.

Die Gemeinsamkeit von Sell-Side Lösungen und E-Martkplätzen ist die letztlich doch mangelnde Flexibilität. Es sind und bleiben Lösungen (wie der Name ja schon sagt) die den Anbieter fördern. Dass das zu einem erhöhten Aufwand führt ist klar. Gerade in Zeiten der Arbeitnehmerüberlassung sicherlich nicht die prozessorientierteste Idee neue Mitarbeiter mal schnell x verschiedene Webshops und E-Procurement-Lösungen lernen zu lassen.

Eine perfekt umgesetzte E-Procurement-Buy-Side-Lösung ist fantastisch, aber ziemlich teuer in Anschaffung und Betrieb und ist selbst für Großkonzerne wirtschaftlich nicht wirklich sinnvoll. ERP-Systeme rechnen sich nur bei regelmäßigen Bestellungen.

D.h. der gesamte Purchase-to-Pay Prozess ist ja dann doch wieder kompliziert und x-Fach dupliziert.

Die Frage wie sinnvoll x verschiedene E-Procurement Lösungen sind, kann hier einfach mal gestellt werden.

Die Alternative

Um nun das Eingangszitat aufzufassen und dem Zitat von Herrn von Baader entgegenzutreten:

Die ständig steigenden Möglichkeiten des Internets sind sicherlich immens, einen einfachen Prozess garantieren sie jedoch nicht (wer jemals ein Bahnticket online gekauft hat ist hier im Thema). Um einen einfachen und schlanken Prozess bei indirekten Materialien zu garantieren werden keine teuren E-Procurement Lösungen gebraucht, ein gut durchdachter Prozess und der Servicegedanke sind hier wesentlich effektiver.

Es gibt eine einfache Lösung für die Frage nach dem schlanken Prozess bei der Beschaffung von indirekten Gütern. Statt vielen, nur noch ein einkaufssicheres Bestellsystem, dass flexibel und tatsächlich für jeden Bedarf geeignet, Bestellungen aufnehmen kann und für die prompte, gewohnte Lieferabwicklung sorgt.

Diese Verbund-Systemlösung berücksichtigt die kundenspezifische Lieferanteneinbindung und garantiert die gewohnten Preise, Qualität und Lieferzeiten. Kompetenzbasiertes Einkaufsmanagement bei Nebenlieferanten garantiert nicht nur unternehmensspezifische Warenkörbe, sondern noch besser, individuelle lieferantenübergreifende Warenkörbe für den jeweiligen Fachbereich (auch für Freitextbestellungen) jederzeit einfach genutzt werden.

Im Sinne des Unternehmens können vom Einkauf strikte, Kostenstellen- und Regional unterschiedliche Kontrollfunktionen bezüglich Materialdisposition, Materialpreis- und Bestellwert, Kostenstellen- und Monatsbudget genutzt werden. Gegenüber allen E-Procurement Lösungen bestehen dann die echte Bündelung der Bestellvorgänge sowie ein medienbruchfreier elektronischer Beschaffungsprozess. Unter anderem sind die 100% Einkaufskostentransparenz und hohe Zeit- und Kosteneinsparungen die Folge.

Beschaffungs- und Kreditorenprozesse die zu einem sinnvollen Supplier Relationship Management führen können einfach und ohne Investment verbessert werden.

10 effektive Wege um die Einkaufsabteilung zu stärken

Die Organisationsstruktur bildet die hierarchische Anlage in Einkaufsabteilungen. Sie legt fest, welche Mitarbeiter welche Aufgaben innerhalb welches Kompetenzgebietes erfüllen. Die Arbeits- und Informationsprozesse innerhalb dieses Rahmens werden von Prozessorganisation geregelt.

Die Lage

Die herkömmliche Prozess- und Organisationsstruktur bei Bestellungen an Neben-, Einmal- und Ergänzungslieferanten erfordert unzählige Einzelschritte von der Bestellung bis zur Archivierung. Je länger eine Bestell- und Kreditorabwicklung dauert, desto höher sind die Kosten im Unternehmen.

Der Umstand

Im Unternehmen sind bereits hunderte kleine Lieferanten gelistet. Auf Grund der ständigen wachsenden Materialvielfalt, immer wieder neuen Anbietern, Internetangeboten, etc., steigt der Lieferantenanteil (… wie die Kosten) stetig. Die Abwicklung der Neben-, Einmal- und Ergänzungslieferanten fordert sinngemäß einen hohen Preis!

Das Ziel

Es gilt also dem Einkauf (den Fachbereichen) immer genug Freiraum für seine Aufgaben einzuräumen und zugleich die administrative Prozess- und Organisationsstruktur (… aus Kostengründen) auf ein absolutes Zeitminimum zu beschränken und damit die herkömmlichen strukturbedingten Einkaufs- und Kreditorenkosten zu deckeln.

10 Wege

  1. Anzahl der Eingangsrechnungen vermindern
  2. Stringentes Kostenstellendenken
  3. Angabe von Sachkonten von Beginn einer Bestellung an
  4. Bündelung von Nebenlieferanten
  5. Standardisierung der Einkaufsprozesse
  6. Erstellung von Kompetenzlisten für Abteilungen und Personen
  7. Zahlungskonditionen vereinfachen/ anpassen
  8. Prozessdenken zwischen Einkauf – Fachabteilung und Buchhaltung
  9. Outsourcing von kostenintensiven Prozessen (make or buy im Procurement-Prozess)
  10. Verminderung des gebundenen Kapitals durch effizientes Bestandsmanagement