Beschaffung optimieren

In der Wertschöpfungskette spielt der Einkauf eine wesentliche Rolle. Die Kosten für Material und Dienstleistungen steigen. In der operativen Beschaffung kommen die Prozesskosten in der Abteilung, im Einkauf und in der Finanzabteilung hinzu.

Ein typisches Beispiel:

Immer mehr kleine Bestellungen gehen an Nebenlieferanten, Kleinlieferanten, Einmallieferanten, Importlieferanten, Webshoplieferanten, Dienstleistungslieferanten. Sie erhöhen den Zeitdruck, denn zusätzliche Prüfungen, Rückfragen, Freigabeverfahren, Rechnungen, etc., kommen zu dem allgemeinen Tagesgeschäft hinzu. Ganz zu schweigen davon, wie hier die Versorgungssicherheit und die Reduzierung der Beschaffungs- und Prozesskosten erbracht werden soll.

Was fehlt ist ein „Lieferant“ der wirklich alles und natürlich kostensicher verhandelt, zuverlässig liefern kann.

Aber selbst Anbietergrößen wie Amazon können nicht alles liefern. Abgesehen davon sind die kleinen Rechnungen sind für jede Finanzabteilung ein Gräuel. Für einige wenige Lieferanten gibt es die Purchasing-Card, andere Lieferanten lehnen dieses Modell ab. Auch der eine Systemlieferant der ein bestimmtes Produkte beschafft und mitliefert wird genutzt.

Alles in allem behilft sich der Einkauf notgedrungen mit eher Zeit- und kostenverursachenden Tätigkeiten, weil alles nur sehr zeitaufwendige, manuelle Teillösungen sind. Statt sich gewinnbringenden Tätigkeiten zuwenden zu können, erstickt der Einkauf trotz aller Bemühungen und vermeintlicher Systemlösungen in administrativen Aufgaben.

All dies betrifft weniger das Kerngeschäft, die A-Artikel die beschafft werden müssen, sondern die Nebenlieferanten, also die Tail-Spends. Werden wie im Kerngeschäft des Unternehmens üblich, die Bestellungen sehr frühzeitig mittels IT-Workflow bearbeitet, müssen viele Tail-Spends manuell eingegeben werden. Analog zu den Prozessen im Kerngeschäft ist es möglich einen externen Spezialisten zu beauftragen. Dieser übernimmt die zeit- und kostenintensiven Arbeitsschritte und bündelt die anfallende Masse der Eingangsrechnungen. Der Einkauf erhält auf einen Schlag wertvolle Zeit für seine Hauptaufgaben.

Der Spezialist übernimmt alle Arten von Bestellungen, sorgt für die Terminverfolgung und die Stammdatenpflege, liefert konkrete Analysen und Auswertungen. Er sorgt von der Bedarfsmeldung bis zur buchungsgerechten Monatsrechnung für eine kundenspezifisch ausgelegte Abwicklung bei 80% der Lieferanten im Unternehmen.

Und der Einkauf nutzt die gewonnene Zeit für die unternehmensspezifische Beschaffungsstrategie, um Auswertungen und Vergleiche zu bewerten, für Verhandlungen, für ein optimales Lieferantenmanagement, letztendlich für die Kosten-, Qualitäts- und Prozessoptimierung.

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