10 effektive Wege um die Einkaufsabteilung zu stärken

Die Organisationsstruktur bildet die hierarchische Anlage in Einkaufsabteilungen. Sie legt fest, welche Mitarbeiter welche Aufgaben innerhalb welches Kompetenzgebietes erfüllen. Die Arbeits- und Informationsprozesse innerhalb dieses Rahmens werden von Prozessorganisation geregelt.

Die Lage

Die herkömmliche Prozess- und Organisationsstruktur bei Bestellungen an Neben-, Einmal- und Ergänzungslieferanten erfordert unzählige Einzelschritte von der Bestellung bis zur Archivierung. Je länger eine Bestell- und Kreditorabwicklung dauert, desto höher sind die Kosten im Unternehmen.

Der Umstand

Im Unternehmen sind bereits hunderte kleine Lieferanten gelistet. Auf Grund der ständigen wachsenden Materialvielfalt, immer wieder neuen Anbietern, Internetangeboten, etc., steigt der Lieferantenanteil (… wie die Kosten) stetig. Die Abwicklung der Neben-, Einmal- und Ergänzungslieferanten fordert sinngemäß einen hohen Preis!

Das Ziel

Es gilt also dem Einkauf (den Fachbereichen) immer genug Freiraum für seine Aufgaben einzuräumen und zugleich die administrative Prozess- und Organisationsstruktur (… aus Kostengründen) auf ein absolutes Zeitminimum zu beschränken und damit die herkömmlichen strukturbedingten Einkaufs- und Kreditorenkosten zu deckeln.

10 Wege

  1. Anzahl der Eingangsrechnungen vermindern
  2. Stringentes Kostenstellendenken
  3. Angabe von Sachkonten von Beginn einer Bestellung an
  4. Bündelung von Nebenlieferanten
  5. Standardisierung der Einkaufsprozesse
  6. Erstellung von Kompetenzlisten für Abteilungen und Personen
  7. Zahlungskonditionen vereinfachen/ anpassen
  8. Prozessdenken zwischen Einkauf – Fachabteilung und Buchhaltung
  9. Outsourcing von kostenintensiven Prozessen (make or buy im Procurement-Prozess)
  10. Verminderung des gebundenen Kapitals durch effizientes Bestandsmanagement
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